يتكون الهيكل الإداري للدار من:
1- المجلس الأعلى.
2- المجلس الإداري.
3- إدارة الدار.
********************
( 1 ) المجلس الأعلى:
يشرف على الدار مجلس أعلى من علماء المملكة وأعيانها، ولا يقل عدد الأعضاء عن سبعة ولا يزيد عن عشرة، ويختار الأعضاء من بينهم رئيساً ونائباً، ومنذ تأسست المدرسة كان لها مجلس بمثابة الموجه والمرشد لسير الدار نحو ما أسست له، وقد تشكل أول مجلس عند تأسيسها من كلٍّ من أصحاب الفضيلة:
1- الشيخ/ عبد الظاهر أبو السمح - إمام وخطيب المسجد الحرام ومدير الدار ((رئيساً)) -.
2- الشيخ/ محمد بن حسين نصيف - من أعيان جدة وعلمائها ((عضواً))-.
3- الشيخ/ محمد عبد الرزاق حمزة – مدير الدار بعد الشيخ عبد الظاهر أبو السمح ((عضواً))-.
4- الشيخ/ سليمان بن عبد الرحمن الصنيع - أمين مكتبة الحرم المكي ((عضواً))-.
5- الشيخ/ محمد بن سياد - رئيس مطوفي جاوه ((عضواً))-.
6- الشيخ/ عبد الرحمن مظهر - رئيس مطوفي الهند وباكستان ((عضواً))-.
7- الشيخ/ عبد الله الدهلوي - من الأعيان بمكة ((عضواً))-.
رحمهم الله تعالى وأسكنهم فسيح جناته.
وقد أدى ذلك المجلس دوره في استمرار الدار وبذل جهداً مشكوراً لرفع مستوى الدراسة فيها وتوفير احتياجها، فجزاهم الله خير الجزاء.
* ثم خلفه مجلس آخر مكون من أصحاب الفضيلة:
1- الشيخ/ عبد الله بن عبد الغني خياط - إمام وخطيب المسجد الحرام والمستشار بوزارة المعارف - رحمه الله، ((رئيساً)).
2- الشيخ/ عبد الله بن عبد الرحمن البسام - عضو هيئة التمييز بالمنطقة الغربية - رحمه الله، ((عضواً)).
3- الشيخ/ عبد الله بن محمد السهلي - أحد علماء نجد - رحمه الله، ((عضواً)).
4- الشيخ/ سعيد بن عد الله الدعجاني - الداعية المعروف بجدة ((عضواً)).
5- الشيخ/ محمد محمود الصواف - من علماء العراق - رحمه الله، ((عضواً)).
6- الشيخ/ أحمد علي أسد الله - مستشار وزارة المعارف للتعليم العالي- ((عضواً)).
وقد قام المجلس كسابقه ببذل جهود لاستمرار الدار والحفاظ عليها.
* وفي عام 1405هـ أُعيد تشكيل مجلس إدارة الدار وتم تشكيل المجلس الأعلى بعد مشورة الشيخ عبد العزيز بن عبد الله بن باز - رحمه الله – لبعض أهل العلم على النحو التالي:
1- سماحة الشيخ/ عبد العزيز بن عبد الله بن باز ((رئيساً)).
2- صاحب الفضيلة الشيخ/ صالح بن محمد التويجري - نائب رئيس هيئة التمييز بمكة - ((نائباً للرئيس)).
3- صاحب الفضيلة الشيخ/ محمد بن عبد الله السبيِّل - إمام وخطيب المسجد الحرام - ((عضواً)).
4- صاحب الفضيلة الشيخ/ عبد الله بن عبد الرحمن البسام - القاضي بمحكمة التميز - ((عضواً)).
5- صاحب الفضيلة الشيخ/ عبد الله بن سليمان المنيع - القاضي بمحكمة التمييز -((عضواً)).
6- عبد الله بن عبد الرحمن العقلا - رئيس الإشراف الديني بالمسجد الحرام - ((عضواً)).
7- صاحب الفضيلة الشيخ/ صالح بن عبد الله بن حميد - إمام وخطيب المسجد الحرام - ((عضواً)).
8- صاحب الفضيلة الشيخ/ محمد عمر عبد الهادي - وكيل دار الحديث الخيرية- ((عضواً)).
9- صاحب الفضيلة الشيخ/ صالح بن يوسف الزهراني - مدير دار الحديث المكية - ((عضواً)).
10- صاحب الفضيلة الشيخ/ علي عامر عقلان - وكيل دار الحديث المكية ومدير دار الحديث الخيرية - ((عضواً)).
* وقد باشر المجلس الموقر عمله وأثمرت اجتماعاته عن نتائج مهمة منها:
1- دراسة منهج الدار.
2- جعل مدة الدراسة بالمرحلة العالية أربعة سنوات بدلاً من ثلاث.
3- إدخال بعض الزيادات الضرورية وإجراء التعديلات اللازمة لنظام الدار الذي هو بمثابة المواد العمومية.
* ثم أعيد تشكيل المجلس في عام 1413هـ برئاسة سماحة الشيخ/ عبد العزيز بن عبد الله بن باز - رحمه الله - على النحو التالي:
1- سماحة الشيخ/ عبد العزيز بن عبد الله بن باز - المفتي العام للملكة ورئيس هيئة كبار العلماء - رحمه الله - ((رئيساً)).
2- فضيلة الشيخ/ د. صالح بن عبد الله بن حميد - إمام وخطيب المسجد الحرام ونائب رئيس شؤون الحرمين - ((نائباً للرئيس)).
3- فضيلة الشيخ/ محمد بن عبد الله السبيل - الرئيس العام لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي سابقاً وعضو هيئة كبار العلماء وإمام وخطيب المسجد الحرام - ((عضواً)).
4- فضيلة الشيخ/ عبد الله بن عبد الرحمن البسام - القاضي بمحكمة التمييز - ((عضواً)).
5- فضيلة الشيخ/ عبد الله بن سليمان المنيع - القاضي بمحكمة التمييز وعضو هيئة كبار العلماء - ((عضواً)).
6- فضيلة الشيخ/ د. سليمان بن وائل التويجري – عميد كلية الشريعة سابقاً، وعضو هيئة التدريس بجامعة أم القرى - ((عضواً)).
7- فضيلة الشيخ/ د. عبد العزيز بن عبد الله الحميدي - عميد كلية الدعوة وأصول الدين سابقاً، وعضو هيئة التدريس بجامعة أم القرى وعميد معهد الأئمة والدعاة حالياً - ((عضواً)).
8- فضيلة الشيخ/ صالح بن يوسف الزهراني - مدير دار الحديث المكية - ((عضواً)).
9- فضيلة الشيخ/ علي عامر عقلان - رحمه الله - مدير دار الحديث الخيرية - ((عضواً)).
وقد توفى من أعضاء المجلس الشيخ علي عامر عقلان - رحمه الله - واستمر المجلس على تشكيله، ثم عُين فضيلة الشيخ/ محمد بن ناصر الخزيم - نائب الرئيس العام لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي - ((عضواً)).. ثم توفى سماحة الشيخ عبدالعزيز بن عبد الله بن باز، فتولى رئاسة المجلس سماحة مفتي عام المملكة حالياً الشيخ عبدالعزيز بن عبد الله بن محمد آل الشيخ - حفظه الله -.. نفع الله بالجميع وبارك في جهودهم.
* اختصاصات المجلس الأعلى للدار:
أ- اتخاذ كل ما من شأنه النهوض بالدار علمياً وتربوياً واجتماعياً واقتصادياً.
ب- يضع المجلس من الأنظمة واللوائح ما يحقق الأهداف التي أنشئت من أجلها الدار.
ج- يرسم المجلس السياسة التعليمية للدار، كما يتولى الإشراف على المناهج والمقرات التي تدرس بها والمصادقة عليها.
د- يحدد المجلس العدد المكن قبوله من الطلبة في الدار.
هـ- يصادق المجلس على الميزانية العمومية للدار في بداية كل عام دراسي ويصادق على الحساب الختامي في نهاية كل عام دراسي كذلك.
و- يصادق المجلس على قرارات تعيين المدرسين كما يصادق على قرارات طي قيد من تنتهي خدمته أو يستغني عنه من المدرسين، والنظر في مخالفاتهم.
ز- تقرير وتحديد الإعانة الشهرية للطلبة.
ح- اختيار أعضاء المجلس الإداري للدار.
ط- المصادقة على اللوائح الإدارية والمالية والتعليمية.
ي- يختار المجلس مديراً للدار، ونائباً للمدير، ويكون المدير عضواً في المجلس الأعلى ويتولى أمانته.
ك- يجتمع المجلس ثلاث مرات في العام بدعوة من رئيسه أو نائبه، أو طلب نصف الأعضاء، وتكون قراراته بالأغلبية المطلقة للمجلس، ويجوز أن يعقد المجلس جلسة طارئة بدعوة من رئيسه أو نائبه، أو طلب نصف الأعضاء.
ل- يكون المجلس صحيحاً إذا حضر الاجتماع أكثر من نصف أعضائه.
م- يصادق المجلس الأعلى للدار على نتائج إتمام الدراسة في المرحلة المتوسطة والمرحلة الثانوية والمرحلة العالية.
ن- الإشراف على أوقاف الدار وتأجيرها وتنميتها.
ولا يزال عطاء المجلس الأعلى للدار يتجدد، فجزى الله تعالى أعضاء المجلس خير الجزاء وضاعف لهم الأجر والمثوبة، وجعل ذلك في موازين حسناتهم وأعمالهم الصالحة التي لا ينقطع أجرها.. آمين.
***************
( 2 ) المجلس الإداري للدار:
نصت اللائحة العامة للدار على أن يكون للدار مجلس إداري يختار أعضاؤه من قبل المجلس الأعلى للدار بترشيح من مدير الدار.
* ويتكون المجلس الإداري من:
- مدير عام الدار.
- وكيل الدار.
- عدد لا يقل عن خمسة من قدامى المدرسين من ذوي الكفاءة العلمية والإدارية.
ويجتمع المجلس الإداري بصفة دورية كل أسبوعين أثناء العام الدراسي وأيضاً كلما دعت الحاجة إلى ذلك بدعوة من رئيس المجلس أو طلب نصف الأعضاء.
ويفوض المجلس مدير الدار القيام بمهام المجلس أثناء العطلات على أن يُعرض ما قام به في أول جلسة لإقراره.
* اختصاصات المجلس الإداري بالدار:
أ- الإشراف على المناهج الدراسية وتكليف لجنة متخصصة لإعادة النظر فيها كلما احتاج الأمر إلى ذلك.
ب- ترشيح المدرسين الجدد للعمل في الدار حسب الأصول المتبعة.
ج- وضع ضوابط للرواتب والمكافآت لكافة العاملين بالدار والنظر في إنهاء العقود بالاستقالة أو إنهاء الخدمة ورفعها للمجلس الأعلى للمصادقة عليها.
د- تكليف المدرسين بالإشراف على بحوث الطلاب واعتمادها وإقرار خطط البحوث الطلابية.
هـ- مراجعة البحوث العلمية والتوصية بطبع ونشر الصالح منها.
***************
( 3 ) إدارة الــــدار:
( أ ) مدير الدار:
كان أول مدير للدار هو مؤسسها الشيخ عبد الظاهر أبو السمح واستمر في إدارتها إلى أن توفاه الله عزوجل عام 1370هـ.
ثم خلفه على إدارة المدرسة الشيخ محمد عبد الرزاق حمزة - الإمام الثاني بالمسجد الحرام والمدرس به والمدرس بالمدرسة منذ تأسيسها - واستمر في إدارة الدار إلى 1389هـ حين اشتد مرضه وتوفى - رحمه الله تعالى - عام 1392هـ.
ثم تولى إدارة الدار من بعده الشيخ محمد عمر عبد الهادي وكان يشغل منصب وكيل الدار من عام 1365هـ واستمر - رحمه الله - في إدارة المدرسة منذ توليه 1389هـ إلى عام 1397هـ حيث استقال ومع ذلك ظل مشرفاً على الدار إلى أن توفاه الله.
ثم تولى إدارة المدرسة من بعده الشيخ علي عامر عقلان - رحمه الله - واستمر في إدارتها إلى عام 1416هـ.
وتولى المدير الحالي فضيلة الشيخ د. سليمان بن وائل التويجري الإدارة في عام 1416هـ، وهو المدير العام حتى الآن وفقه الله وسدده.
وقد نص نظام الدار على أنه يشترط في المدير أن يكون من أهل العلم والصلاح ملتزماً بمنهج السلف الصالح في العلم والعمل والاعتقاد.
* اختصاصات المدير:
أ- الإشراف على كافة الأعمال الإدارية في الدار وتنظيمها بما يكفل حسن سير العمل.
ب- متابعة تنفيذ اللوائح والتنظيمات الداخلية للدار وتنفيذ قرارات المجلس الأعلى.
ج- المحافظة على ممتلكات الدار من الثابت والمنقول.
د- توقيع عقود العمل والتأجير والشراء بعد استكمال الإجراءات التي تنص عليها النظم واللوائح.
و- إعداد ميزانية الدار وتقديمها للمجلس الأعلى للمصادقة عليها قبل بداية العام الدراسي وكافة ما تحتاجه الدار للعام الدراسي من الموظفين والكتب والأثاث.
**********
( ب ) وكيل الدار:
* يقوم الوكيل بالاختصاصات التالية:
أ- تولي أعمال المدير في حالة غيابه أو خلو منصبه.
ب- الإشراف على العملية التعليمية ووضع الجداول الدراسية وجداول الامتحانات وما يتعلق بها.
ج- تنظيم النشاطات الطلابية والإشراف عليها.
* ويتولى منصب وكيل الدار الآن فضيلة الشيخ/ أحمد بن محمد أبو مالح القحطاني، وهو مدير الشئون المالية بالدار.
**********
( ج ) الأجهزة الإدارية في الدار:
1- الشؤون المالية.
2- شئون الموظفين.
3- شئون الطلاب.
4- اللجنة الهندسية.
5- الصادر والوارد.
6- المكتبة.
7- المستودع.
8- المحاسبة.
9- الصندوق.